Speakers' Helpdesk
What should I do if I am speaking at the event?
- If you are a solo or plenary speaker and providing a presentation, please could you send your final versions to us 1 week before the conference. We would like an electronic copy of your presentation/bullet points/copy of slides, whichever is best for you. N.B. Even if you plan to speak off the cuff, we would urge that you submit at least an outline of your speech to us for inclusion on the presentation website. The most consistent complaint that we have from delegates is that not all speakers offer electronic copies of their presentation. Please note we will also require you to bring a copy of your presentation on a UBS stick/disc as back up.
- If you are a stream chairman, you are responsible for introducing the speakers in your session, from biographies that we will give you on the day (these can also be found in the brochure) ..You are also responsible for keeping time and fielding questions from the audience. You do not need to be in touch with the speakers in your streams beforehand.
- If you are a moderator of a panel, Four weeks from the start of the event you will be sent the email and phone details of your panellists and you are responsible for communicating with them and co-ordinating them. Based on the written information in the brochure you are responsible for determining the final issues to be debated in the session, their order, aiming to bring out the most interesting and contrasting angles. The Stream Chairman will introduce you and your panellists from the biographies printed in the brochure that will be given to the Stream Chairman prior to the session. You do not need to be in touch with the Stream Chairman in advance.
- If you are a panellist, you do not need to submit any documentation. Four weeks out from the event you will be sent an email with all the contact details for the other panellists and the moderator for your session. Your moderator will co-ordinate a discussion to ensure everyone knows what issues will be included in which order. They will most probably arrange a meeting at the venue just prior to the session.
- If you require accommodation please use hotel reservations form provided in the speaker pack. If you have any further queries then please call us on +44 (0)20 7017 7200 or email us at info@icbi.co.uk.
What should I do if I want to join the speaker panel?
- Please check the individual conference page and contact the relevant producer (email or telephone)
AT THE EVENT
Where is the conference being held and how do I get there?
What is a Champagne round table?
- This is an informal group discussion whereby you will be able to exchange your ideas with your industry peers. And of course Champagne is served! To register your place please complete the form attached to the email confirmation and return to us via fax or email.
- As a speaker hosting the Champagne roundtables you will be acting as an mediator during the discussions
What happens when I get to the Conference?
- Arrival:
When you arrive at the event, please report to the Speaker Green Room. This area will be exclusively for speakers, where you can collect your badge and discuss your audio-visual requirements with a member of our AV team. A representative of ICBI will also be in the Speaker Green Room at all times so we can assist you through the event.
- Refreshments:
Morning coffee is available before the conference, a lunch is served around midday and there will be a mid afternoon coffee break.
- Documentation:
All presentations are now made available onto a secure website within two weeks after the conference. Please ensure you have signed the authority form to enable us to place your presentation on the website. Once the presentations are loaded the website address and login will be emailed to all speakers and delegates.
- Chairman Guide:
There will be an information pack available from the conference director which will be handed out at least 30 minutes before the presentation starts.
- Dress Code:
Business attire is required throughout the conference.
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Informações aos Palestrantes O que devo fazer como palestrante do evento?
- Caso seja um palestrante isolado ou em uma sessão plenária, e vai fazer uma apresentação, é necessário enviar-nos as versões finais do seu trabalho uma semana antes da conferência. Gostaríamos de receber uma cópia eletrônica dos pontos principais ou cópia de slides, o que for melhor para você. N.B.: mesmo que esteja planejando falar de improviso, é necessário submeter, no mínimo, um esboço de sua palestra para incluirmos no site de apresentações. A queixa mais consistente que recebemos dos inscritos é que nem todos os palestrantes oferecem cópias eletrônicas de suas apresentações. É igualmente necessário que você traga uma cópia de sua apresentação em um cd ou pendrive, como backup.
- Caso seja o presidente de mesa dos streams/sessões, será responsável pela apresentação dos palestrantes em sua sessão, a partir de biografias que disponibilizaremos no dia (que também podem ser encontradas no folheto). Também será responsável pelo controle do tempo e pelo encaminhamento de perguntas aos participantes. Não é necessário que você entre em contato com os palestrantes antecipadamente.
- Caso seja moderador em um painel. Quatro semanas antes do início do evento você receberá os contatos de e-mail e telefone dos palestrantes, e será responsável pela comunicação com eles e pela coordenação de seus trabalhos. Com base em informações contidas no folheto, você responderá pela determinação dos temas finais para debate na sessão, a ordem em que serão apresentados, tendo como objetivo colocar seus aspectos mais interessantes e contrastantes. O Presidente de mesa o apresentará, assim como os palestrantes, a partir das biografias incluídas no folheto, que será entregue ao Presidente de mesa antes da sessão. Não é necessário que você entre em contato com o Presidente de mesa antecipadamente.
- Caso seja palestrante em um painel, você não precisa apresentar nenhuma documentação. Quatro semanas antes do evento, você receberá um e-mail contendo todos os contatos dos demais participantes do painel e do moderador de sua sessão. Seu moderador coordenará o debate para garantir que todos saibam que temas serão incluídos e em que seqüência. Muito provavelmente, marcarão um encontro no local do evento poucos minutos antes da sessão.
- Caso necessite de acomodação, utilize o formulário de reservas do hotel fornecido no pacote do palestrante. Caso tenha outras dúvidas, entre em contato pelo telefone +55 (11) 3017-6888 ou envie e-mail para energia@ibcbrasil.com.br
O que devo fazer para participar de um painel?
- Verifique o site da conferência e entre em contato com o responsável pelo conteúdo (e-mail ou telefone). +44 (0)20 7017 7200 ou emai info@icbi.co.uk.
NO EVENTO Onde a conferência será realizada e como chego lá?
O que é uma Mesa Redonda com Champanhe?
- É uma discussão informal em grupo, para você trocar idéias com os profissionais do setor. E acompanhado por champanhe! Para reservar seu lugar, preencha o formulário anexado ao e-mail de confirmação, enviando- o por fax ou e-mail.
- Como palestrante anfitrião de mesas redondas com Champanhe, você atuará como mediador durante os debates.
O que acontece quando chego à Conferência?
- Chegada:
Ao chegar ao evento, dirija-se à Sala Verde dos Palestrantes. Essa área é de uso exclusivo dos palestrantes, onde você pegará seu crachá e verificará suas necessidades de equipamento audiovisual com um membro de nossa equipe de AV. Haverá sempre um representante do ICBI ou da IBC na Sala Verde dos Palestrantes para ajudá-lo durante todo o evento.
- Intervalos:
Café da manhã disponível antes da conferência; almoço servido por volta do meio-dia e um intervalo no meio da tarde.
- Documentação:
Todas as apresentações serão disponibilizadas em um site seguro no prazo de duas semanas após a conferência. Assim que as apresentações estiverem no site, o endereço e o login de acesso serão enviadospor e-mail a todos os palestrantes e representantes.
- Guia do Presidente:
Um pacote de informações será disponibilizado pelo diretor da conferência, e será entregue no mínimo 30 minutos antes do início da apresentação.
- Traje:
É exigido traje formal durante todo o período da conferência.
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